Zkušenosti s moduly PAM a PER

Zeptali jsme se našich zákazníků, jak probíhala implementace PAM a PER na jejich úřadě a jak se jim s moduly mezd a personalistiky pracuje nyní.

Dovolili jsme si oslovit Mgr. Zdenu Zahradníkovou z Obecního úřadu Libina, Leonu Krištofíkovou z Městského úřadu Moravský Beroun a Marii Novákovou z Obecního úřadu Světlá Hora.

Všem byly položeny stejné otázky:

Co Vás vedlo k nákupu PAM a PER?

NOVÁKOVÁ, Marie „V naší organizaci jsme používali starší verzi PAM, a jelikož jsme nechtěli pořizovat jiný program od jiné firmy, využili jsme  nabídku na pořízení  PAM GINIS“ 

KRIŠTOFÍKOVÁ, Leona „Náš dřívější program na mzdy byl už zastaralý a uvažovalo se o koupi nového.  Tím, že se tehdy naskytla možnost dotace na GINIS, zvolila se koupě modulu PAM a jiných modulů.“ 

ZAHRADNÍKOVÁ, Zdena „Zpracování mezd zajišťovala doposud  externí firma, což bylo hodně nepraktické. Jakýkoliv požadavek (např. běžné potvrzení příjmů) se řešilo přes telefon, bylo to zdlouhavé a komplikované.  Pořízením mzdového programu došlo v naší organizaci ke scelení problematiky personální a účetně  mzdové.“ 

Jak z vašeho pohledu probíhala implementace?

NOVÁKOVÁ, Marie „Zavádění se samozřejmě neobešlo bez malých potíží a vychytávání chyb, všechno ale bylo řešeno rychle a k naší spokojenosti. Proškolení k modulu bylo  řešeno osobně panem Tomášem Applem u nás na úřadě.“ 

KRIŠTOFÍKOVÁ, Leona „Bylo to náročné všechno to nastavení, ale s pomocí ASI s. r. o. se vše úspěšně zvládlo.“ 

ZAHRADNÍKOVÁ, Zdena „Implementace byla náročná, pořízení všech vstupních informací a dat je zásadní pro správné a plnohodnotné fungování programu. Probíhala ve dvou úrovních, jednak vkládání personálních údajů zaměstnanců jejich správné zařazení do pracovišť,  detaily pracovněprávních vztahů i platové podmínky a následně nastavení odpovídajících účetních kontací pro správné zaúčtování a promítnutí v dalších modulech Ginisu.  To se myslím že se nám,  v úzké spolupráci s paní účetní, podařilo docela dobře. Samozřejmě velkou a nezastupitelnou úlohu v tomto procesu jste měl i Vy pane Appl a pan Ferbínek.“ 

Jak se Vám pracuje v modulu PAM?

NOVÁKOVÁ, Marie „Ze začátku jsem sice trochu bojovala, ale dnes se mi s modulem pracuje dobře. Velká výhoda je, že data z PAM jsou propojena a přenášená i do ostatních modulů, např. UCR, BUC, FUC a nemusím tak „ručně“ zadávat například bankovní příkazy nebo účetní doklady. Vše se děje automaticky na několik kliknutí, čímž pro mě dochází k velké úspoře času.“ 

KRIŠTOFÍKOVÁ, Leona „S modulem jsem velice spokojená, je jednoduchý na ovládání a pochopení.“

ZAHRADNÍKOVÁ, Zdena „S odstupem času hodnotím docela neprakticky přechod na nový mzdový program v průběhu  kalendářního roku, to bychom , po zkušenostech (evidenční listy, ISP, roční vyúčtování daně  atd.), volili zcela jistě až od nového kalendářního roku. V programu pracuji od 07/2019 tzn. více jak rok a stále ještě nemám program a jeho možnosti do detailu „prozkoumané“. Měsíční zpracování mezd zvládám líp a líp (v případě potřeby oceňuji vaši asistenci na hotline. Oceňuji přímé výstupy na OSSZ a zdravotní pojišťovny (přihlášky, odhlášky, e-neschopenky i měsíční přehledy pojistného).“ 

Je pro Vás modul přehledný a srozumitelný ?  

NOVÁKOVÁ, Marie „Ano, modul je pro běžného uživatele  přehledný i srozumitelný.“ 

KRIŠTOFÍKOVÁ, Leona „Určitě ano.“

Co Vám v modulu chybí a co by jste chtěla vylepšit?

NOVÁKOVÁ, Marie „Momentálně mně nenapadá nic co by bylo potřeba vylepšit.“ 

KRIŠTOFÍKOVÁ, Leona „Ani nevím co v modulu chybí a co by se dalo vylepšit. Vše přichází postupně s požadavky nadřízených.“ 

Co by jste ještě k modulu PAM dodala?  

NOVÁKOVÁ, Marie „K modulu jsme si  pořídili  i e-neschopenky, můžeme tak hlášení o pracovní neschopnosti zaměstnanců stahovat z  OSSZ dávkou přímo z programu PAM. Zakoupili jsme také možnost zasílání e-výplatek zaměstnancům na jejich e-mailové adresy.“ 

KRIŠTOFÍKOVÁ, Leona „Dobře funguje  s modulem personalistiky.“ 

ZAHRADNÍKOVÁ, Zdena „Vzhledem k tomu, že personální a mzdová agenda je pouze jednou (nikoliv jedinou) oblastí v mé pracovní náplni,  tak jsem z časových důvodů  zcela jistě nepronikla do programu a všech  jeho možností , postupně přicházím na další sestavy a výstupy, které mi práci ulehčí.Je to moje první zkušenost, takže mi chybí možnost srovnání. Při práci s PAM (a obecně s moduly GINIS) se mi zdá „náročná orientace na obrazovce“ – spousta informací, malé písmo, hodně klikání.“ 

Moduly PAM a PER - implementace na Obci Libina

 Implementace mzdového systému na Obecním úřadě Libina

Během května loňského roku a letních prázdnin probíhala implementace a zaškolení pracovnice Obecního úřadu Libina do problematiky a funkčností modulu PAM (práce a mzdy) a modulu PER (personalistika).

Obecní úřad Libina používá systém GINIS již řadu let, proto bylo řešení mezd a personalistiky jako doplnění systému GINIS jasnou volbou. Systém jim mimo jiné nabídl kompletní propojení s účetním programem i v komunikaci s bankou. Propojení s úřady státní správy jako jsou zdravotní pojišťovny a ČSSZ je v této době již samozřejmostí.

Nejtěžší úkol nás čekal právě v měsíci květnu, kdy probíhala instalace a administrace celého systému. Museli jsme určit jednotlivá pracoviště a účetní profil všech těchto jednotlivých úseků úřadu. Vzhledem k využívání i modulu PES (systemizace) bylo nutné jasně specifikovat „Organizační strukturu úřadu“ a vše přesně zadat do systému. Tato schémata mohou dále sloužit i v případě použití dalších rozšiřujících modulů PEH (hodnocení) a PEV (vzdělávání).

Účtování mzdových složek je jedno z nejdůležitějších nastavení. Tuto problematiku jsme řešili s hlavní účetní úřadu paní Blažkovou. Nastavení kontací se však neobešlo bez menších problémů. Například některé účtování bylo nastaveno s menšími chybami, které však pro tak zkušenou účetní, jako je paní Blažková, nebyl problém. Vše jsme bez jakýchkoliv komplikací přenastavili a postupně vyladili k plné funkčnosti zaúčtování mezd.

Nejvíce časově náročnou práci však dostala budoucí mzdová účetní úřadu paní Mgr. Zahradníková. Čekalo ji přepsání všech pracovníků a osob do nového systému personalistiky a následné doplnění všech informací do systému PAM (práce a mzdy). Při přepisování a zavedení kompletní evidence jsme samozřejmě byli paní Zahradníkové celou dobu k dispozici a řešili nesrovnalosti a dotazy bezodkladně.

Problematika mezd je velice složitá agenda a legislativně vázaná. Je proto důležité se v těchto legislativních změnách vzdělávat a neustále sledovat veškeré informace, které se vážou k celé agendě mzdové účetní. Je nutné, aby se mzdová účetní seznámila se všemi povinnostmi, které ji během jednotlivých měsíců čekají, ať už je to zasílání výkazů, přihlášek-odhlášek, zasílání statistik atd. Mzdová účetní musí mít také ponětí o zpracování exekucí a jiných srážek z mezd, aby nedocházelo ke špatnému zadávání a následnému špatnému výpočtu.

Mgr. Zahradníková tuto problematiku zvládla a spolu se systémem GINIS PAM a PER společně vytvořili silný systém, který jim bez jakýchkoliv problémů pomáhá každý měsíc vyplácet mzdy pro pracovníky Obecního úřadu Libina. Veškerá administrace se tedy stihla již během měsíce května a června. V červenci roku 2019 proběhla první uzávěrka systému, tudíž i přenesení ostrých dat mezd do celého systému GORDIC GINIS.

 Celá implementace a rozběhnutí systému mezd byla, i přes fakt, že vše bylo nasazováno až v polovině roku, úspěšně dokončena. A již několikátý měsíc probíhají uzávěrky systému bez jakýchkoliv problémů.

Město Albrechtice využívá cloudového zálohování

Město s téměř čtyřmi tisíci obyvatel dokazuje, že digitalizace úřadu není záležitostí pouze velkých měst. Radnice kromě řady prvků eGovernmentu využívá cloudového zálohování, a to jak databáze, tak úložiště dokumentů.

Autor: Text: Jakub Jeřábek

Jednodušší cesta ke kontrole plnění usnesení

Krátce na začátek, co to vlastně USN je a k čemu se používá? USN je zkratka modulu „USNESENÍ A PORADY“, jak již název napovídá, jedná se o přípravu a tvorbu materiálů pro zastupitelstva a rady obcí a měst. Samozřejmostí je možnost vedení a zpracovávání porad a komisí jakéhokoliv druhu. Modul nám umožňuje pracovat s ním i přímo na daném jednání a veškeré výstupy zaznamenávat a distribuovat dále. Ale dost k funkčnostem modulu, pojďme se podívat na zkušenosti referentů a správců, kteří s daným modulem začínají, nebo již několik let pracují.

S dotazy na zkušenosti s modulem USN jsem oslovil Správce IT na Městském úřadě v Lanškrouně pana Petra Celého, dále tajemníka Městského úřadu Chropyně pana Ing. Jiřího Roseckého a tajemníka Městského úřadu Moravský Beroun pana Bc. Marka Malínka. Těmto pracovníkům jsem položil všem stejné dotazy a to :

1.       Z jakého důvodu jste pořídili USN (popřípadě přešli z jiného systému) ?

2.       Jaké bylo vaše očekávání od systému?

3.       Pro které jednání modul využíváte? RM, ZM, komise, porady atd. ?

4.       Jak dlouho modul používáte?

5.       Jste spokojeni s modulem? Popřípadě co byste vylepšili?

6.       Kolik pracovníků modul využívá?

7.       Na které další moduly máte USN propojeno?

Začneme od Městského úřadu Chropyně, který modul usnesení používá asi rok a půl. Prvotní spuštění modulu začalo rokem 2018. Na dotazy odpovídal pan tajemník Ing. Jiří Rosecký. Jako druhý odpovídal pan tajemník Moravského Berouna pan Bc. Marek Malínek a na závěr pan Petr Celý z Městského úřadu Lanškroun.

Z jakého důvodu jste pořídili USN (popřípadě přešli z jiného systému) ?

„Žádný podobný systém jsme neměli. Dříve se materiály na jednání zastupitelstva připravovaly velmi strohé, na jednání rady se většina materiálů předkládala ústně. Usnesení byla formulována lidově a jejich vypovídací schopnost nebyla valná. Zasedání rady se museli účastnit vedoucí odborů, kteří materiály předkládali, což je značně zdržovalo od jiné práce.

Někdy po roce 2007, kdy jsme na našem úřadě zavedli systém GINIS, jsme vytvořili šablony materiálů do rady a zastupitelstva v rámci modulu USN a vydali jsme metodický pokyn, co mají připravované materiály obsahovat a jak má být správně usnesení formulováno. V té době to znamenalo velký skok kupředu – zastupitelé dostali informace s dostatečným předstihem, ty informace byly konkrétní, v materiálech byl i přesný návrh usnesení… to vše vedlo k zefektivnění jednání.

Stále to však nebylo dokonalé. Zvláště provádět změny v materiálech znamenalo verzování souborů a zatěžování úložiště na serveru, do zápisu musela zapisovatelka vše přepsat, a kontrolovat plnění usnesení byla neskutečná „otročina“. Proto když jsem v roce 2016 nastoupil do funkce tajemníka úřadu, řekl jsem asi po půl roce této nesmyslné činnosti pomyslné „DOST“ a začal jsem hledat systém, který by přípravu, zpracování závěrů a kontrolu plnění usnesení řešil v kostce.

Systém GINIS byl u nás zavedený, nicméně ani úřady, které tento informační systém používaly, modul USN nevyužívaly. Proto jsme i my hledali jinde – Radnice VERA, Datron, Software 602... Každý měl svá pro, bohužel spoustu proti. Nakonec jsme se obrátili na vstřícné kolegyně na městském úřadě v Lanškrouně a jeli se k nim na tento modul podívat. Nakonec jsme se, ač jsme byli smířeni s tím, že žádný systém zřejmě nebude stoprocentně odpovídat našim představám, rozhodli, že ho na našem úřadě rozjedeme. „

Jak se s touto otázkou vyrovnal pan tajemník Moravského Berouna? Pan Bc. Marek Malínek

„Tento modul odpovídá potřebám našeho úřadu s tím, že urychluje a zpřehledňuje vedení materiálů jednotlivě připravovaných pracovníky úřadu pro orgány města a další rozhodovací a schvalovací proces.“

Pan Petr Celý s Městského úřadu Lanškroun se vyjádřil k tomuto dotazu velice obdobně jako pan tajemník z Moravského Berouna. Podotknu, že Městský úřad v Lanškrouně používá s dotazovaných úřadu, tento modul nejdéle a to včetně napojení na hlasovací systém.

Jaké bylo vaše očekávání od systému?

„Už jsem odpověď na tuto otázku nastínil v předchozím textu. Z mé strany vedla k zavedení nechuť do činnosti, která spočívala v evidenci plnění usnesení. Jen si to představte – ze zápisu z jednání vypsat do excelové tabulky číslo usnesení, datum plnění a odpovědnou osobu. Pak tabulku seřadit podle data plnění a k dalšímu jednání úkoly vypsat do samostatného wordovského souboru, který jsem e-mailem odeslal jednotlivým zodpovědným osobám, a ony do těchto jednotlivých souborů dopisovaly, kdy byl úkol splněn nebo v jaké fázi se nachází. Soubory zpracovatelé odeslali zpět a z nich jsem tvořil ucelený soubor pro jednání rady. Delegovat část těchto činností nešlo, protože nebylo na koho, proti využití sdílených souborů stála zase skutečnost, že všichni nemusí vědět všechno. A rada je přece neveřejná. Z mého pohledu jsem chtěl mít systém, který zodpovědné osobě zobrazí úkoly, které má k plnění, a ta jednoduchým kliknutím buď potvrdí splnění, nebo popíše aktuální stav.

Nový systém měl také materiály do jisté míry sjednotit. Nešlo mi na rozum, proč úředník, který na jedno jednání připravuje dva materiály, které jsou tematicky stejné (např. výsledek výběrového řízení na investiční akci) má v každém materiálu jinou důvodovou zprávu, a dokonce jinak formulované usnesení. Takže zde byl požadavek na možnost kopírování materiálů.

Materiály tvořené v USU nešly nijak exportovat. Vlastně šly, ale opět s tím byla hrozná práce. A my jsme chtěli zrušit nákladnou a časově náročnou distribuci materiálů v papírové podobě. Další požadavek byl tedy na světě. A kdyby se ještě do výsledného pdf souboru při exportu zrovna přidaly i veškeré přílohy, bylo by to velké významné plus.

Chtěli jsme se také zbavit onoho neustálého verzování při prováděných úpravách a nechtěných „ukliknutí“. Kolikrát se stalo, že úředník připravoval materiál třeba celé dopoledne, někdo k němu přišel něco vyřizovat, on přeskočil do jiného okna, najednou mu vyskočilo informační okno, on ho odkliknul a záhy zjistil, že si původní soubor bez uložení změn zavřel. To už je pak pozdě rvát si vlasy z hlavy.“

Podle prvotních odpovědí a odpovědí na další otázku se dá usoudit, že požadavky a důvody pro pořízení systému se na úřadech shodují. Odpověď pana tajemníka z Moravského Berouna je sice strožejší, ale význam má stejný.

„Smyslem zavedení daného systému byla právě vyžadovaná přehlednost tvorby materiálů na jednom místě, jeho následná evidence a možnosti exportu do zřízených úložišť pro zastupitele a dříve i pro radní.“

Taktéž i pan Celý má na problematiku stejný názor.

„ Sjednocení formátu předkládaných bodů od jednotlivých zpracovatelů (referentů), kontrola nad předávanými úkoly z jednání orgánů města, kontrola plnění přijatých usnesení, urychlení přípravy exportu podkladů pro zastupitele, komfortnější přehled předkládaných bodů formou odkazů na PDF dokumenty, export navržených bodů pro hlasovací systém Ministr.“

Pro které jednání modul využíváte? RM, ZM, komise, porady atd. ?

„Modul USN jsme prioritně pořídili pro jednání rady města a zastupitelstva města. Vzhledem k tomu, že tajemnice kontrolního výboru je zároveň jedním ze správců modulu USN, vede od tohoto volebního období v tomto modulu i agendu kontrolního výboru. Porady vedoucích úředníků u paní starostky, kde bývá ukládána celá řada úkolů, evidujeme jen ve Wordu. Úkoly sledujeme, plnění oznamujeme ústně, diskutujeme u nich a k tomu pijeme výbornou kávu. Občas se na pondělní poradě objeví třeba koláček nebo zabíjačka. Systém jsme zatím nepřizvali.“

Město Moravský Beroun používal modul hlavně pro jednání zastupitelstva města a rady města. V současnou dobu již radu nemá a využívá tedy systém i k tvorbě materiálů pro starostu města. Pro s radu a zastupitelstvo systém využívá i Město Lanškroun.

Jak dlouho modul používáte?

„K implementaci modulu USN došlo na konci roku 2017, ke spuštění v lednu 2018. Systém jsme intenzivně ladili a nastavovali zhruba čtvrt roku. Zlepšování nastavených postupů, a hlavně úprava sestav, probíhá neustále. Naštěstí jsem spolu s naším informatikem absolvoval někdy v roce 2008 školení na tvorbu a úpravu šablon, takže pro nás není problém si šablony upravovat podle našich aktuálních požadavků a nemusíme s tím nikoho zatěžovat.

Zavedení systému se samozřejmě neobešlo bez fáze odporu ze strany úředníků, které však velmi brzy o prospěšnosti celého systému a jeho výhodách přesvědčil nejen můj zvýšený hlas, ale především odměna na výplatní pásce.“

Městský úřad v Moravském Berouně systém využívá od roku 2016 a MÚ Lanškroun o rok déle.

Jste spokojeni s modulem? Popřípadě co byste vylepšili?

„Spokojeni jsme, byla naplněna naše očekávání, nicméně jsme Češi a ti nejsou nikdy spokojeni stoprocentně.“

Pan Malínek se k této otázce vyjádřil následovně:

„Jako celek modul odpovídá potřebám práce našeho úřadu. Pro tuto potřebu bychom přivítali, aby výsledky schválení (rozhodnutí) se promítly k jednotlivým bodům, ke kterým bude mít zpracovatel okamžitý náhled bez nutnosti jejich dohledávání v zápisech či přehledu usnesení. Jinak dílčí změny, které jsou důsledkem jistého vývoje způsobu práce a potřeby vedení agendy, jsou prováděny na základě požadavků průběžně. „

Pan Petr Celý:

„Od počátku implementace jsme se aktivně podíleli přímo s vývojáři na odstraňování nedostatků,  vylepšení modulu a propojení s moduly USU a UKO. Troufneme si tvrdit, že jsme byli pilotní obcí pro nasazení tohoto modulu a díky ochotě asistentky starosty, která trpělivě hlásila nedostatky a návrhy na zlepšení, se nakonec podařilo s programátory Gordicu dotáhnout modul do dnešní (téměř dokonalé:) podoby.“

Kolik pracovníků modul využívá?

„V současné době je to 18 uživatelů. Máme to štěstí, že naši uvolnění zastupitelé se s tímto systémem sžili a materiály, které předkládají oni, si připravují sami. Naopak kvůli licencím do tohoto systému nemají přístup ředitelé příspěvkových organizací a jimi zaslané podklady zpracovává asistentka starostky. Systém má celkem 4 správce (tajemník, vedoucí odboru vnitřních věcí, asistentka starostky a informatik), kteří ho administrují. Celkem tři úředníci mohou do systému jen nahlížet, protože jsou nositelé úkolů, ale nemohou žádný z materiálů editovat.“ – Ing Jiří Rosecký

Na MÚ Moravský Beroun je tento modul zřízen pro 27 pracovníků a v Lanškrouně dokonce pro 50 uživatelů.

Poslední otázku, kterou jsem položil, byl dotaz na které další systémy a moduly mají USN napojeno.

„Propojení máme na modul USU. V současné době odlaďujeme přímé načítání dokumentů do USN jako jednacích bodů na zasedání zastupitelstva nebo rady. Úředník nemusí u dokumentu evidovaného v USU ukládat přílohy do počítače a odtamtud je přidávat do USN k jednacímu bodu, ale na pár kliknutí z dokumentu vytvoří jednací bod a zařadí ho do jednání.

Modul USN byl při implementaci instalován i s modulem UKO, ale ten na našem úřadě nevyužíváme.“

Město Moravský Beroun používá zatím propojení modulu pouze se spisovou službou Gordic a plánujeme napojení na modul UKO. Městský úřad Lanškroun taktéž propojení se spisovou službou a modul pro úkoly již využívá a navíc využívají i komunikaci s hlasovacím zařízením „MINISTR“.

Dovoluji si říci, že z daných odpovědí pracovníků, kteří s modul USN pracují a využívají jeho návazností a možností, vyplívá, že hodnotí práci i funkčnost našeho modulu USN pozitivně. Modul samozřejmě prodělává neustále kroky vpřed a na doplňování funkčností a výhod se neustále pracuje.

Služby, které realizujeme během voleb

Služby, které realizujeme během voleb.

Poslední dobou jsou v naší republice každý rok nějaké volby. Některé roky až do roku 2027 půjdeme k volebním schránkám i dvakrát ročně. Nyní v květnu proběhly náročné volby do Evropského Parlamentu. V příštím roce budou volby do zastupitelstev krajů a někde do 1/3 Senátu Parlamentu ČR. Předtím, než přijdou voliči k volebním schránkám je fáze sestavování volebních seznamů pro volební komise. Každé volby jsou v mnoha věcech odlišné, každé se řídí jiným zákonem a jinak se nahlíží např. na občany ve výkonu trestu, hospitalizovaným v nemocnici, atd. Ve většině obcí je příprava volebního seznamu jen na jedné osobě. Proto si většina obecních a městských úřadů nechá s náročnou přípravou pomoct.  Naše firma má pro problematiku voleb proškoleného pracovníka s mnohaletou praxí.

Ve fázi přípravy volebních seznamů řešíme překážky k výkonu volebního práva občanů, vydané voličské průkazy, zvláštní seznamy, atd. Velmi důležitá je také aktualizace registru obyvatel dané obce a porovnání se skutečným stavem z Informačního systému evidence obyvatel. Obec, která má zakoupené rozšíření Registru obyvatel GINIS (ROB) o sledování změn ze základních registrů, řeší většinou jen drobné rozdíly nebo vůbec žádné. Sledování změn z ISZR jim poskytne i údaje jako jsou změna jména a příjmení, změna bydliště s adresou, apod. Takové informace se z dávek z Portálu veřejné správy nemohou dozvědět.

Po vyřešení konfliktů se skutečným stavem a zadání potřebných parametrů k volbám, program na základě kritérií sestaví výpis seznamu voličů, který se předává volebním komisím. Doposud jsme ve spojitosti s volebními seznamy neřešili žádné zásadní problémy.

Reference:

Ráda bych touto cestou poděkovala za přípravu volebních seznamů pro volby do Evropského parlamentu. Spolupráce s panem Bc. Winigem byla výborná a rozhodně byla přínosem ve smyslu jak správného vedení seznamů, tak samotných tisků sestav pro roznášku a pro okrskové volební komise.

Obecní úřad Bludov, Ludmila Skoumalová, matrika, evidence obyvatel.

Přípravu volebních seznamů pro volby do  EP 2019 na Obci Police prováděl p.Tomáš Winige. Příprava těchto volebních seznamů, je pro naši organizaci přínosná a využíváme ji pravidelně. Pomáhá nám snížit administrativní náročnost při přípravě a zpracování voleb. Dalším přínosem je zajištění aktuálnosti údajů díky propojení na aktuální evidenci obyvatel. Dále oceňujeme možnost tisku různých tipů volebních seznamů a seznamů pro roznášku volebních lístků.

Obecní úřad Police, Lenka Seidenglanzová, referentka.

Přípravu volebních seznamů, k nám na obec, jezdí pravidelně chystat pan Winige. Jsem s tímto velmi spokojená. Vše mi vysvětlí a seznamy pro roznášku i hlavní seznamy pro komisi jsou přehledné.

Obecní úřad Moravičany, Dana Křepská, referent státní správy a samosprávy.

Zpracování firmou ASI bylo pro nás velkým přínosem především z časového a profesního hlediska. Vyhotovení volebních seznamů bylo rychlé a precizní.

Obecní úřad Velké Losiny, Ivana Tomášková, DiS., matrika, evidence obyvatel.

Některým obecním a městským úřadům také nabízíme možnost pronájmu výpočetní a reprografické techniky do volebních okrsků. Naši pracovníci připravují počítače a tiskárny pro bezproblémové použití v rámci zpracování výsledků jednotlivých volebních okrsků včetně jejich rozvozu do volebních místností. Obecní úřady tak nemusí poskytovat volebním komisím své počítače s citlivými daty.

Reference:

Chtěl bych poděkovat za pomoc při přípravě voleb v našem volebním okrsku Krchleby. Po vzájemné dohodě, zadání objednávky a dohodnutí termínu brzy ráno v den voleb do Evropského parlamentu, bylo ze strany Vaší firmy postupováno naprosto profesionálně.

Byla dodržena přesně dohodnutá doba a průběh instalace PC s tiskárnou včetně stažení a nainstalování příslušného programu pro vyplnění hlasovacích listin byl velmi rychlý. V průběhu vlastních voleb se v našem okrsku nevyskytly žádné problémy s instalovanou technikou také díky kvalitně poskytnuté služby z Vaší strany.

Obecní úřad Krchleby, Vojtěch Keszeli, starosta.

Obecní úřad Lukavice již několikrát využil možnosti pronájmu výpočetní techniky ke sčítání hlasů při volbách  od firmy  ASI informační technologie s.r.o. Mohelnice. Spolupracujeme s Bc. Tomášem Winige. Služba pronájmu notebooku a tiskárny je bezproblémová. S přístupem a službami p. Winige jsme spokojeni.

Obecní úřad Lukavice, Liběna Jarošová, účetní.

USN - zkušenosti s implementací s modulem usnesení a úkoly

Modul USN usnesení a porady slouží ke kompletnímu zpracovávání veškerých podkladových materiálů pro porady, komise, radu měst a obcí a zastupitelstev. Samozřejmostí je distribuce těchto materiálů všem dotčeným osobám a výsledné zpracování a ukončení jednání.

Ze zkušeností s implementací tohoto modulu je jasně daný postup implementace a sběru materiálu.

V prvé řadě je důležité si jasně říci, které porady a jednání budou v modulu zpracovávány, a které osoby budou daná jednání řídit, chystat a dále zpracovávat a doplňovat materiály pro jednání. U jednotlivých porad a jednání se dále musí nastavit znění jednotlivých výroků, které se poté zobrazují jako návrh usnesení. Číslo usnesení se taktéž generuje z přednastavených hodnot. Takhle by se dalo pokračovat dále ve výčtu dalších a dalších důležitých nastaveních tohoto modulu.

Každé jednání má svůj jasný řád a program, proto i příprava těchto materiálů by měla mít stejný princip a všechny zainteresování osoby, které jsou pověřeny přípravou a sběrem materiálů, by měly dodržovat určitá pravidla, která jim hlavní správce (který mimo jiné dané jednání zakládá) určí.

Jedná se především o plnění termínu, do kdy bude dané jednání otevřené pro sběr podkladů a v neposlední řadě plnění termínů úkolů, které vyplynou z daných jednání a porad.

Ke kontrole těchto termínů nám slouží napojení na modul UKO – úkoly, kde každý pracovník vidí svůj seznam úkolů, které má vyřídit, které má splněny a případně které zadal.

Ze zkušeností s implementací jasně vyplývá, že je velice důležité si hned na začátku říci, co od daného modulu očekává zákazník, jaké výstupy se budou z modulu tvořit a tisknout. Modul USN disponuje mnoha funkcemi, které se nastavují dle potřeb daného zákazníka. Modul umí komunikovat i s hlasovacími zařízeními a spisovou službou Gordic, což nám zaručuje, že při zakládání jednání se nám vytváří spis, do kterého jsou postupně vkládány veškeré body programu včetně materiálů a příloh.

Zde vyjmenované zkušenosti a požadavky na pořízení USN je opravdu pouhý zlomek toho, co vše je nutné před implementací vytvořit a jasně vytyčit pravidla fungování modulu a jeho napojení na ostatní modulu GORDIC GINIS.

Pokud byste tento modul rádi viděli a seznámili se s ním, prosím o zkontaktování a rád Vás s tímto modulem seznámím.

Digitalizace se netýká jen velkých měst, své o tom vědí v Chropyni

Chropyně přistupuje k elektronizaci procesů více než zodpovědně. Tajemník města Jiří Rosecký v rozhovoru prozradil úskalí digitalizace i možné vize do budoucna. Obec je nejenom příkladem pro ostatní, ale i důkazem, že se využití technologií pro zlepšení života nemusí týkat pouze velkých měst.

Celý článek najdete v příloze.

Autor: Jiří Ferbínek

Publikováno dne: 11. 6. 2018

Zdroj: Gorinfo 1/2018

Město Chropyně se nachází blízko Kroměříže v jižní části Hané. Je rodištěm mytického hanáckého krále Ječmínka. Tamní Zámecký rybník je největším hnízdištěm racka chechtavého ve střední Evropě a okolní lužní lesy jsou pro svůj vzácný biotop zařazeny mezi významné evropské lokality NATURA 2000. A mohli bychom jmenovat i mnoho dalších míst a faktů, které činí toto město s bezmála pěti tisíci obyvateli jedinečným. My však uděláme odbočku do jiných tematických vod, konkrétně do světa IT a digitalizace. Potěšující pro GORDIC je fakt, že Chropyně využívá GINIS jako svůj stěžejní informační systém. O zkušenosti se zapojením nových technologií do chodu města se s námi podělil Ing. Jiří Rosecký, tajemník městského úřadu.

Město Břidličná upgradovalo webové stránky

Město Břidličná po několika letech změnilo vzhled svých webových stránek, nově také v responzivním designu, který se přizpůsobuje zařízení, na kterém si stránky prohlížíte.

Více na www.mu-bridlicna.cz.

Obec Horní Čermná má nový web

Obec Horní Čermná má od ledna tohoto roku nové webové stránky, jsou umístěny na adrese www.hornicermna.cz.

Horní Čermná (německy Ober Böhmisch Rothwasser) je obec ležící ve východní části okresu Ústí nad Orlicí v Pardubickém kraji nedaleko hranice s okresem Šumperk v Olomouckém kraji. První zmínka o obci je z roku 1304 (za vlády předposledního Přemyslovce na českém trůně - krále Václava II.). V minulosti byla Horní Čermná částí městyse Čermná. Obec má 1 047 obyvatel a rozlohu 1 767 ha. Táhne se podél silnic druhé třídy. Leží asi 8 km od obce s rozšířenou působností - města Lanškrouna a 19 km od okresního města Ústí nad Orlicí.

Digitalizace procesů Městského úřadu Moravský Beroun

 Úroveň informačních technologií a bezpečnostní politika měst a obcí nebyly nikdy nastaveny na jednotnou úroveň. Po zrušení okresních úřadů v roce 2003 převzaly obce s rozšířenou působností (ORP) další agendy a ty si opět každé ORP řešilo dle svých možností včetně aktuální technické a technologické vybavenosti. Tím došlo k nárůstu rozdílů mezi jednotlivými ORP ve výkonu veřejné správy.

 Následně došlo k výraznému rozvoji elektronizace služeb (projekt CZECH Point, datové schránky, základní registry, aj.) na obcích a jejich další individualizaci. Výsledkem je nejednotnost bezpečnostních politik, která mimo jiné znamená různé pojetí bezpečnosti služeb TC.

 Cílem oblasti intervence IOP 22 je modernizace a zefektivnění činností a procesů v oblasti veřejné správy a navazujících veřejných služeb a územního rozvoje jako předpokladu pro vytvoření moderní občanské společnosti a zvýšení konkurenceschopnosti regionů a ČR jako celku.

 Projekt „Výzva 22 - Moravský Beroun“ je součástí celostátního operačního programu, oblast intervence 2.1 IOP, v rámci kterého budou na úrovni města Moravský Beroun realizovány takové aktivity, které mají za cíl posílení bezpečnosti dat, elektronizaci procesů, digitalizaci dat, přiblížení úřadu občanovi aj., čímž se zefektivní výkon veřejné správy a naplní vize eGovermentu v ČR. V rámci projektu se uskuteční např. napojení spisové služby (SSL) města na krajskou digitální spisovnu (KDS), digitalizace dat úřadu či zvýšení bezpečnosti provozu serverové části IT organizace. Celková výše způsobilých výdajů projektu je 1 954 029 Kč, z toho dotace ze strukturálního fondu ERDF je 85% a 15% je spolufinancováno z rozpočtu města. Projekt je realizován městem Moravský Beroun.

 Projekt: „Výzva 22 - Moravský Beroun” 

Registrační číslo: CZ.1.06/2.1.00/22.09539 
Výzva č. 22 v rámci IOP - Zavádění ICT v územní veřejné správě

Ing. Roman Mondek 
tajemník MěÚ